مدیریت علوی

نویسنده : ابو طالب خدمتی، علی آقا پیروز و عباس شفیعی

اهمیت تصمیم گیری

تصمیم گیری از اهمیت زیاد و جایگاه ویژه ای در مدیریت برخوردار است، تا جایی که برخی از پژوهشگران و صاحب نظران برجسته، مدیریت و تصمیم گیری را هم معنا و مترادف دانسته و معتقدند که مدیریت چیزی جز تصمیم گیری نیست. از نظر این دسته از محققین، کانون اصلی مدیریت را تصمیم گیری تشکیل می دهد، و انجام دادن وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی و یا کنترل، در حقیقت فرایندی جز تصمیم گیری درباره نحوه انجام دادن این فعالیت ها نیست.
تصمیم گیری، اصل و اساس وظایف مدیر را تشکیل می دهد؛ چرا که اگر تعیین هدف، سیاستگذاری، تعیین استراتژی، تعیین قوانین و مقررات، راه و روش کار، انتخاب و استخدام نیروی انسانی، تعیین وظایف و مسئولیت ای کارکنان و همچنین سرپرستی و کنترل و ارزیابی عملکرد آن ها را از جمله وظایف مدیر به شمار آوریم؛ لازمه همه این اقدامات تصمیم گیری است. بنابراین، می توان گفت:
تصمیم گیری، پایه و اساس تمام وظایفی است که مدیر در سازمان انجام می دهد.
برخی از صاحب نظران، کیفیت مدیریت را تابع کیفیت تصمیم گیری دانسته و معتقدند که تصمیم گیری به تنهایی مهم ترین وظیفه مدیر است؛ زیرا کیفیت تصمیم گیری طرح و برنامه ها، اثر بخشی و کارآمدی استراتژی ها و کیفیت نتایجی که از اعمال آن ها به دست می آید، همه تابع کیفیت تصمیماتی است که مدیر اتخاذ می کند.
اگر چه با هدفگذاری، و تعیین سیاست و ترسیم خط مشی های کلی، مسیری که سازمان باید بپیماید، معین می شود؛ ولی برای هدایت سازمان در طول این مسیر و برای رسیدن به مقصد، لازم است مدیر تصمیمات مهم و حیاتی بسیاری اتخاذ نماید تا ضمن بهره برداری مناسب از امکانات و فرصت های به دست آمده، از برخورد با موانع و تهدیدها نیز مصونیت یابد.
تصمیم گیری، در هماهنگ کردن فعالیت های سازمان در جهت اهداف آن نیز نقش مهمی دارد. بنابراین، مدیران معمولاً تصمیم گیری را وظیفه اصلی خود به شمار می آورند؛ زیرا برای آن ها بدیهی است که برای پیشبرد اهداف سازمان بایستی در پی این باشند که چه راهی را برگزینند، چه کاری را انجام دهند، چه کسی را مأمور و مسئول چه کاری کنند، و کارها چگونه، در کجا و در چه زمانی انجام شوند.
تصمیم گیری، مفهومی فراگیر بوده و منحصر به سازمان و مدیریت نیست؛ بلکه حضور یا دخالت مستقیم و غیر مستقیم آن در بسیاری از زمینه ها، توجه محققان و دانشمندان را به خود جلب کرده است. هر کس در طول زندگی خود، تصمیمات مختلف و گوناگونی می گیرد؛ مثلاً این که به کدام مدرسه برود، چه تحصیلاتی داشته باشد، چه حرفه و شغلی را انتخاب کند، چگونه تشکیل خانواده بدهد و موارد فراوان دیگر، از جمله تصمیماتی است که هر کس باید اتخاذ نماید؛ ولی تصمیم گیری در سازمان و مدیریت، از اهمیت و جایگاه ویژه ای برخوردار می باشد، و همیشه به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت، در ادبیات مدیریت مطرح بوده است.
از جمله مسائلی که اهمیت بحث تصمیم گیری در مدیریت را نشان می دهد، این است که تصمیمات مدیران می تواند رفتار کارکنان سازمان را در جهت مطلوب تغییر داده و آن را عقلانی تر نماید. به عبارت دیگر؛ تصمیم مدیر می تواند عملکرد و رفتار سازمانی کارکنان را به سمتی هدایت کند که با اهداف سازمان مطابقت و هماهنگی بیش تری داشته باشد؛ چرا که تصمیمات مدیر، بیانگر اهداف سازمان و منعکس کننده آن هاست. بنابراین، تصمیم گیری مدیر، به کارکنان کمک می کند تا این اهداف را بهتر دریابند. همچنین تصمیمات مدیر، رفتار عالی و نوع عملکردی را که از افراد در مشاغل مختلف سازمانی انتظار می رود، معین می کند. (102)

مباحث مهم در تصمیم گیری و عناصر کلیدی آن

1. جمع آوری اطلاعات

یکی از مباحث مهم در تصمیم گیری، اطلاعات و ضرورت جمع آوری آن ها می باشد.
زمانی می توان تصمیمی را مؤثر و مفید دانست که تصمیم گیرنده، هنگام اخذ تصمیم، اطلاعات لازم و مناسب در مورد مسأله مورد نظر را در اختیار داشته و به صورت بهینه از آن ها استفاده نماید. اطلاعات، حلقه اتصالی است که همه عناصر تشکیل دهنده سازمان را به هم متصل می کند تا فعالیت های سازمان با هماهنگی و انسجام بیش تری انجام شوند؛ در نتیجه موفقیت و بقای سازمان تضمین شود. امروزه نیاز به اطلاعات از گذشته به مراتب بیش تر و ضروری تر است؛ چرا که علل و عوامل تأثیر گذار بر مسائل بیش تر از گذشته می باشد.
از عوامل مهم و تأثیر گذار بر مسائل مختلف، محیط و پدیده های محیطی است.
هنگام تصمیم گیری در مورد یک مسأله، شناخت و بررسی پدیده های محیطی تأثیر گذار بر آن، و نیز بررسی تأثیرات احتمالی، آن ها از ضرورت های اولیه بوده، و اثر بخش بودن و موفقیت تصمیم گیری در صورتی تأمین خواهد شد که محیط و پدیده های محیطی آن مسأله به خوبی مورد بررسی قرار گرفته و تصمیم مورد نظر با توجه به تأثیرات محیط و پدیده های مختلف محیطی اتخاذ شده باشد.
بنابراین، تصمیم گیری، به ویژه تصمیم گیری در سازمان باید با توجه به محیط و بررسی عوامل و پدیده های اثر گذار محیطی انجام شود. بدیهی است که شناخت محیط و بررسی عوامل محیطی نیاز به در اختیار داشتن اطلاعات وسیع در این زمینه دارد. به عنوان مثال، عوامل محیطی که ممکن است بر تصمیم گیری در مورد مسائل مختلف سازمان تأثیر گذار باشند عبارتند از: قوانین و مقررات دولت، نگرش کارکنان، برداشت ها و نظرات مختلف مشتریان یا مراجعه کنندگان؛ همچنین فرهنگ، باورها و انتظارات زیردستان و نیازهای اجتماعی آنان؛ و نیز عوامل و پدیده های دیگری که برخی از آن ها ممکن است غیر قابل پیش بینی باشند.
اطلاعات، یکی از منابع اصلی و با ارزش سازمان بوده و از اهمیت و جایگاه ویژه ای در سازمان به ویژه برای تصمیم گیری های سازمان برخوردار است. ضرورت در اختیار داشتن اطلاعات و ارزش ویژه آن در شرایط عدم اطمینان، بیش تر نمایان شده، و این شرایط باعث می شود تا مدیران برای اتخاذ تصمیمات مناسب، و هدایت کردن سازمان در مسیر مطلوب و مناسب، تمام تلاش خود را در سمت و سوی دستیابی به اطلاعات لازم به کار گیرند.
همان گونه که اشاره کردیم، محیط و عوامل مختلف محیطی یکی از عناصر مهم و تأثیر گذار بر سازمان و تصمیم گیری های آن می باشد. از طرف دیگر می دانیم که محیط و عوامل آن به سرعت در حال تغییر و تحول هستند و همچنین سازمان ها روز به روز توسعه پیدا کرده و پیچیده تر می شوند. وجود این مسائل باعث می شود که نیاز مدیران و تصمیم گیرندگان در سازمان ها به اطلاعات افزایش یابد.
بر این اساس، میزان موفقیت و اثر بخشی سازمان ها و مدیران و مسئولان آن ها در فعالیت های مختلف از جمله تصمیم گیری و تعیین خط مشی، به توانایی و خلاقیت آن ها در جمع آوری، سازماندهی، توزیع و کنترل اطلاعات بستگی فراوانی دارد تا آنان بتوانند در برابر محیطی بسیار پیچیده و در حال تغییر، و نیز عوامل تأثیر گذار محیطی، واکنش مناسب نشان داده و تصمیم های مؤثر و کارآمدی برای مسائل مختلف سازمان اتخاذ کنند.
سازمان ها و شرکت های مختلف، برای این که بتوانند فعالیت های مختلف خود به ویژه تصمیم گیری های خویش را به روز، کار آمد و اثر بخش نمایند، همواره تلاش می کنند تا اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورده و در اختیار مدیران و مسئولان بخش های مختلف قرار دهند. بدین منظور در سازمان ها، سیستم دقیق و کارآمد اطلاعات طراحی و ایجاد می شود. در گذشته که سازمان ها ساده تر بود، و از پیچیدگی و تغییر و تحولات محیطی کم تری برخوردار بودند، سیستم اطلاعاتی سازمان ها نیز ساده و بسیط بود؛ لیکن در سازمان های بزرگ و پیچیده امروزی ایجاد سیستم های دقیق تری برای این منظور ضروری است. بدین منظور، تلاش های زیادی صورت گرفت و پیشرفت فراوانی نیز به دست آمد. با پیدایش رایانه - ابزاری که می تواند انبوهی از اطلاعات را جمع آوری و پردازش کند - طراحی سیستم اطلاعات مدیریت به صورت فرایندی رسمی و یک رشته علمی و تحقیقاتی در آمد، و در نتیجه تحول اساسی و بنیادین در این زمینه پدید آمد.
در بیانات و عملکرد امام علی (ع) جمع آوری اطلاعات و کسب اخبار در مورد مسائل مختلف، از اهمیت و جایگاهی ویژه برخوردار بوده است. آن حضرت در صورت نیاز و ضرورت حکومت اسلامی برای کسب اخبار و جمع آوری اطلاعات، نیروها و مأموران ویژه اطلاعاتی را، به صورت ناشناس، به نقاط مختلف می فرستاد تا اطلاعات و اخبار لازم را در مورد افراد و گروه های گوناگون، و نیز مسائل مربوط به آنان جمع آوری کرده و برای آن حضرت ارسال کنند، تا ایشان تصمیمات لازم و مناسب را در مورد آن ها اتخاذ نماید.
به عنوان نمونه می توان از فردی به نام حصین بن مالک نام برد که همراه معاویه بود و با امام علی (ع) مکاتبه می کرد و اخبار و اطلاعات مربوط به معاویه را در اختیار آن حضرت قرار می داد. (103)
البته مأموران اطلاعاتی آن حضرت در شام، منحصر به این فرد نبود، و افراد متعددی اطلاعات و اخبار مربوط به معاویه را در اختیار امام علی (ع) قرار می دادند. همچنین مأموران اطلاعاتی آن حضرت تنها در شام نبودند، بلکه در همه مناطق پراکنده بودند، حتی در مناطق تحت کنترل خود آن حضرت نیز مأمورانی از طرف ایشان اطلاعات و اخبار مربوط به آن منطقه، خصوصاً اخبار مربوط به کارگزاران آن حضرت در آن نواحی را جمع آوری و برای ایشان ارسال می کردند.
از دلایل روشن این نکته، نامه هایی است که آن حضرت به برخی از کارگزاران خویش نوشته است. دقت در این نامه ها، بیانگر این حقیقت است که ایشان همواره عده ای را به عنوان مأمور اطلاعاتی در نقاط مختلف معین می نمود تا اطلاعات لازم را جمع آوری کرده و در اختیار آن حضرت قرار دهند. از جمله این نامه ها، نامه ای است که ایشان به مصقلة بن هبیرهی شیبانی، که از طرف ایشان فرماندار یکی از شهرهای فارس بود، نوشته است.
قسمتی از نامه، چنین است:
بلغنی عنک أمر ان کنت فعلته فقد استخطت الهک و عصیت امامک... ؛ (104) در مورد تو گزارشی به من رسیده است که اگر تو این کار را انجام داده باشی، پروردگارت را به خشم آورده و از امام خود نافرمانی کرده ای!....
همچنین آن حضرت به یکی دیگر از کارگزاران خویش می نویسد:
فاذا انت فیما الی عنک لا تدع لهواک انقیاداً و لا تبقی لآخرتک عتاداً... ؛ (105) حال به من خبر دادند که تو در پیروی از هوا و هوس فرو گذار نمی کنی، و برای آخرت خود چیزی باقی نمی گذاری!....
این دو مورد - که به عنوان نمونه بیان شد - بیانگر این واقعیت است که آن حضرت در مناطق مختلف، مأموران اطلاعاتی و افراد بسیاری داشت که اطلاعات و اخبار مربوط به آن مناطق، به ویژه اطلاعات مربوط به کارگزاران و حاکمان آن نقاط، را جمع آوری کرده و برای ایشان ارسال می کردند، تا آن حضرت تصمیمات لازم و مناسب را در مورد آنان اتخاذ نماید.