مدیریت علوی

نویسنده : ابو طالب خدمتی، علی آقا پیروز و عباس شفیعی

ج) واقع بینانه بودن

یکی دیگر از ویژگی ها و خصوصیات مطلوب در اهداف، واقع بینانه و قابل حصول بودن آن هاست. اهدافی که برای سازمان انتخاب می شوند، باید به گونه ای باشند که با امکانات و توانایی های سازمان تناسب داشته، و امکان دستیابی به آن ها برای سازمان وجود داشته باشد.
درست است که در تعیین اهداف بایستی هدف های بزرگ و عالی انتخاب شوند؛ لیکن نباید این اهداف خیالی و غیرواقعی باشند، به طوری که دستیابی به آن ها غیر ممکن بنماید. اهداف انتخابی باید در عین این که والا و بزرگ هستند، قابل دسترسی و امکان پذیر بوده، و با تلاش و کوشش - هر چند زیاد - بتوان آن ها را به دست آورد.
تعیین و انتخاب اهداف غیر قابل حصول، و اهدافی که دستیابی به آن ها با امکانات و توانایی های سازمان تناسب ندارد، علاوه بر این که سازمان را در رسیدن به هدف ها ناکام می کنند، موجب گرفتار شدن سازمان در مشکلات و دشواری ها شده و خطراتی را نیز برای آن به وجود خواهند آورد.
امیر مؤمنان علی (ع) در مورد آثار سوء تعیین اهداف غیر قابل دسترس می فرماید:
عشرة یفتنون أنفسهم - الی أن قال: - و الذی یطلب ما لا یدرک ؛ (88) ده گروه خود را به رنج و بلا گرفتار می سازند؛ تا این که فرمود:... و کسی در پی چیزی است که دست نیافتنی باشد.
برخی از صاحب نظران مدیریت، معتقدند: گر چه اهداف باید دشوار و چالشی باشند؛ لیکن باید واقع بینانه و مناسب با منابع موجود نیز باشند. اگر اهداف خیلی دشوار بوده یا بدون توجه به محدودیت های محیطی، یا استعدادها و توانمندی های مدیریتی تعیین شوند، مدیران و کارکنان دلسرد و ناامید شده، و به سمت و سوی عملکرد ضعیف یا نامناسب هدایت می شوند. (89)
بنابراین، ضروری است اهدافی که سازمان برای خود انتخاب می کند، واقع بینانه باشند؛ و در حقیقت با توجه به توانایی ها و امکانات تعیین گردند؛ زیرا اهدافی که در تعیین آن ها، امکانات و توانایی های سازمان و مدیران آن، مورد توجه جدی قرار نگرفته باشد، نه تنها کمکی به رشد و پیشرفت سازمان نمی کنند، بلکه می توانند مانعی بزرگ در راه حرکت سازمان بوده و تأثیرات منفی بر عملکرد سازمان داشته باشند.

2. پیش بینی

دومین عنصر اصلی برنامه ریزی و یکی از مهم ترین محورهای آن، پیش بینی است.
برنامه ریزی بدون پیش بینی، نتیجه موفق و مؤثری در پی نخواهد داشت. از آن جا که برنامه ریزی، معطوف به آینده بوده و در حقیقت روشی منظم و معقول برای تعیین جهت حرکت سازمان به سوی آینده به حساب می آید؛ قهراً پیش بینی، یکی از بخش های اصلی و حیاتی برنامه ریزی به ویژه برنامه ریزی جامع و استراتژیک سازمان می باشد؛ چرا که برنامه ریزی استراتژیک غالباً برای آینده دور و بلند مدت سازمان طراحی می شود، لذا پیش بینی در آن و بروز بیش تری پیدا می کند.
پیش بینی، مطالعه و حدس زدن اوضاع و شرایط آینده و محاسبه آن هاست، و معمولاً بر اطلاعات و آمار کنونی، و بینش شخصی مدیران در خصوص حوادث و رخدادهای آینده مبتنی می باشد.
امام علی (ع) در موارد متعددی بر اهمیت و ضرورت پیش بینی و دور اندیشی تأکید نموده و از دست زدن به کارهای مختلف بدون دور اندیشی، ژرف نگری و پیش بینی نهی کرده است. آن حضرت، عاقبت اندیشی را عامل اصلی و حیات نجات از گرفتاری ها و مشکلات طاقت فرسای آینده معرفی می کند، و در یکی از بیانات نورانی خویش می فرماید:
الفکر فی العواقب یؤمن مکروه النوائب ؛ (90) فکر در مورد پیامدها (ی هر کار) از حادثه ها و مصیبت های ناخوشایند ایمن می سازد.
ضرورت پیش بینی و توجه به پیامد کارها، حکمی عقلی است، و هر کس با مراجعه به خرد خویش به ضرورت آن پی خواهد برد. امیر مؤمنان علی (ع) در یکی از سخنان ارزشمند خود، توجه به عواقب و پیامد کارها و پیش بینی آن ها قبل از دست زدن به اقدامات عملی را نشانه خردمندی دانسته و می فرماید:
حد العقل النظر فی العواقب و الرضا بما یجری به القضاء ؛ (91) حد عقل و خردمندی، آینده نگری و رضایت به چیزی است که طبق قضای الهی اتفاق می افتد.
سازمان ها رو به تکامل بوده و مدیران و مسئولان سازمان ها همواره تلاش می کنند تا کارآیی و اثر بخشی سازمان را افزایش داده و به رشد و توسعه لازم دست یابند. برای رسیدن به این مقصود، فعالیت های متعددی در سازمان انجام می شود؛ لیکن توجه به این نکته ضروری است که قبل از انجام دادن هر گونه فعالیت، به ویژه فعالیت های ابتکاری و نو، پیامدها و عواقب ناشی از آن فعالیت، به خوبی پیش بینی شود تا اگر اثر بخشی، کارآیی و توسعه سازمان را در پی داشت، به اجرا و انجام آن اقدام شود؛ و اگر برای سازمان فایده ای نداشت و یا دارای پیامدی نامطلوب و غیر مناسب برای سازمان بود، از انجام دادن آن خودداری گردد؛ و یا به گونه ای برنامه ریزی شود که پیامدهای نامطلوب آن به حداقل رسیده و یا از بین برود. امام علی (ع) می فرماید:
اذا هممت بأمر فاجتنب ذمیم العواقب فیه ؛ (92) آن گاه که تصمیم به کاری گرفتی، از پیامدهای ناگوار آن بپرهیز.
فواید پیش بینی
سازمان همواره با مسائل و مشکلاتی رو به روست که مدیران و مسئولان سازمان باید خود را برای موجهه و حل و فصل آن ها آماده کنند. بدیهی است که بهترین و مطمئن ترین راه برای حل مناسب و معقول مشکلات و مسائلی که در آینده برای سازمان به وجود خواهند آمد، در ابتدا پیش بینی صحیح آن ها، و سپس انتخاب راه کار و روش مناسب و معقول برای مقابله با آن هاست. اگر مدیران و مسئولان سازمان قبل از رو به رو شدن با هر گونه مشکل، آن را پیش بینی کرده باشند، تلاش خواهند کرد که از به وجود آمدن آن مشکل پیشگیری نمایند؛ و چنانچه پیشگیری از وقوع مشکل نیز غیر ممکن بنماید، سعی می کنند که راه کارها و راه حل های مناسبی برای مقابله اصولی و صحیح با مشکلات و حل و فصل آن ها در نظر بگیرند.
در صورتی که مدیران سازمان، مشکلات و مسائل آینده را پیش بینی کرده و برای مقابله صحیح با آن ها روش های مناسبی در نظر گرفته باشند، هنگام بروز مشکلات خود را نباخته و سر در گم نخواهند شد؛ بلکه با اتخاذ راه حل های منطقی به حل آن ها خواهند پرداخت. امام علی (ع) این نکته را تذکر داده و می فرماید:
لا یدهش عند البلاء الحازم؛ (93) دور اندیش و آینده نگر، هنگام بلا و مصیبت سرگردان و مبهوت نمی ماند.
بی تردید سازمان ها همواره با فرصت ها و تهدیداتی مواجه هستند. هر سازمانی که بتواند فرصت ها و تهدیدات آینده را به خوبی پیش بینی کرده و نقاط قوت و ضعف خود و کارکنان را به صورت صحیح ارزیابی کند، از کاستی ها و نقص ها رهایی یافته و از مشکلات و تهدیدات احتمالی به سلامت عبور خواهد کرد. علی (ع) در یکی از بیانات خود، ضمن توصیه به دور اندیشی و توجه به پیامد کارها، این مهم را سبب نجات از مشکلات و ناگواری ها می داند:
راقب العواقب تنج من المعاطب؛ (94) مراقب پیامدها باش، تا از گرفتاری ها نجات یابی.
عوامل تأثیر گذار بر پیش بینی
مدیران سازمان ها به منظور دستیابی به پیش بینی هایی که از دقت و صحت بیش تری برخوردار باشند، بایستی عوامل تأثیر گذار بر پیش بینی را شناسایی کرده و از آن ها استفاده کنند؛ چرا که پیش بینی همواره با در صدی از خطا و اشتباه همراه است. به منظور کاهش میزان خطا و اشتباه، لازم است علل و عوامل تأثیر گذار بر پیش بینی مورد توجه جدی آنان قرار بگیرد.
عوامل متعددی در روند پیش بینی مؤثر بوده و آن را تحت تأثیر قرار می دهند. در این جا تنها دو مورد از مؤثرترین عوامل تأثیر گذار بر پیش بینی مطرح و تبیین می شود:

الف) تجربه

از عوامل مهمی که می تواند پیش بینی را تحت تأثیر قرار داده و بر صحت و دقت آن بیفزاید، تجربه است؛ زیرا گذشته، چراغ راه آینده می باشد و اصولاً آینده از همان روندی تبعیت می کند که گذشته بر اساس آن شکل گرفته است. بنابراین، وضعیت گذشته، و تجربیاتی که از مسائل و موضوعات مربوط به گذشته به دست آمده است، می تواند به عنوان ملاک و معیاری برای ارزیابی آینده قرار بگیرد؛ و آینده و مسائل مربوط به آن، بر اساس اطلاعات و آمار موجود از وضعیت گذشته، پیش بینی شود.
حفظ تجربه های قبلی و استفاده مناسب و بجا از اطلاعات و آمار مربوط به گذشته، میزان صحت و دقت پیش بینی های مربوط به مسائل و موضوعات آینده سازمان را افزایش داده و این امر احتمال خطا و اشتباه در پیش بینی ها
را کاهش می دهد؛ در نتیجه مدیران و مسئولان سازمان می توانند تا حدود قابل توجهی به پیش بینی ها اعتماد کنند.
امام علی (ع) تجربه را موجب افزایش دور اندیشی و ژرف نگری، معرفی کرده و می فرماید:
من یجرب یزدد حزماً؛ (95) هر کس که تجربه کند، دور اندیش تر می شود.
از آن جا که موفقیت سازمان در زمینه دستیابی به اهداف خود، در گرو این است که پیش بینی های نسبتاً دقیق و صحیحی از مسائل آینده و تغییر و تحولات آن داشته باشد، و با توجه به این که یکی از راه های دستیابی به پیش بینی های صحیح و دقیق تر، استفاده از تجربیات و اطلاعات مربوط به گذشته می باشد، ضروری است که مدیران و برنامه ریزان با استفاده از تجربیات و توجه کافی به اطلاعات و آمار مربوط به گذشته، برای موفقیت سازمان خود تلاش کنند.
امیر مؤمنان حضرت علی (ع) این نکته مهم را متذکر شده و می فرماید:
الظفر بالحزم و الحزم بالتجارب؛ (96) پیروزی و موفقیت به دور اندیشی، و دور اندیشی به داشتن تجربه هاست.
بدیهی است هر قدر تجربه بیش تر و اطلاعات ما از گذشته دقیق تر و کامل تر
باشد، پیش بینی ها دقیق تر و صحیح تر خواهد بود. البته این نکته به معنای نفی احتمال خطا در پیش بینی ها نیست؛ زیرا با وجود اطلاعات دقیق و کامل باز هم احتمال خطا را نمی توان صد در صد منتفی دانست.
بیان این نکته ضروری است که لزوم استفاده از تجربه، به استفاده از تجربیات خود فرد یا سازمان منحصر نمی گردد؛ بلکه باید از تجربیات افراد و سازمان های دیگر، به ویژه سازمان های مشابه نیز استفاده کرد؛ و در پیش بینی های مربوط به سازمان، آن ها را نیز به عنوان یکی از ملاک ها و معیارهای پیش بینی مورد توجه قرار داد.