مدیریت علوی

نویسنده : ابو طالب خدمتی، علی آقا پیروز و عباس شفیعی

1. جلوگیری از اشتباه و لغزش

از فواید مهم برنامه ریزی در سازمان این است که به مدیران کمک می کند تا در مورد کارهایی که بایستی در سازمان انجام پذیرند، بررسی و مطالعه کافی نموده؛ جوانب مختلف و آثار و پیامدهای آن ها را پیش بینی کنند، و بدین وسیله سازمان را از لغزش و اشتباه، مصون و محفوظ نگه دارند.
لغزش و خطا در سازمان ها زمانی رخ می دهد که سازمان ها نسبت به کاری که می خواهند انجام دهند، آگاهی و اطلاعات کافی نداشته و عواقب و سرانجام کار را به درستی پیش بینی نکرده باشند. بنابراین، برنامه ریزی مانع گرفتار شدن سازمان در لغزش و اشتباه خواهد شد؛ زیرا برنامه ریزی مستلزم آن است که سازمان قبل از اقدام به کار، آن را مورد مطالعه قرار داده باشد؛ آثار و عواقب ناشی از انجام دادن آن ها را پیش بینی کرده و آگاهانه کار را آغاز کند. این مسأله باعث خواهد شد تا سازمان از غلتیدن در لغزش ها و اشتباهات در امان باشد.
این نکته در مدیریت علوی تأکید شده، آن جا که امام (ع) می فرماید:
التدبیر قبل الفعل یؤمن العثار؛ (58) تدبیر و برنامه ریزی قبل از کار، باعث مصونیت از لغزش و خطا است.

2. افزایش بهره وری

سازمان همواره تلاش می کند که از منابع و امکانات خود به صورت مناسب و بهینه استفاده کند. محدودیت منابع و امکانات سازمان، ضرورت این تلاش را دو چندان کرده، و توجه مدیران سازمان را به این نکته جلب می کند که باید همواره سعی کنند تا از منابع موجود سازمان به نحو شایسته و مطلوب استفاده نمایند. بدیهی است که استفاده بهینه و بهره وری مناسب از امکانات سازمان، زمانی میسر خواهد شد که مدیران برای استفاده درست از منابع و امکانات آن، و تخصیص منابع به بخش های مختلف سازمان، به صورت دقیق و منسجم برنامه ریزی کنند تا بتواند از هدر رفتن منابع و امکانات موجود جلوگیری نمایند؛ زیرا در سایه برنامه ریزی مؤثر و کارآمد است که می توان از امکانات و توانایی های بالفعل و بالقوه سازمان را به درستی شناخته و برای بهره وری مناسب از آن ها تلاش نمود.
بنابراین، برنامه ریزی، بهره وری سازمان را افزایش داده و به سازمان و مدیران آن کمک می کند که از منابع و امکانات موجود به صورت مطلوب و مناسب استفاده کنند و دچار کمبود و فقر منابع و امکانات نشوند.
امیر مؤمنان (ع) در یکی از بیانات خود، این حقیقت را متذکر شده و می فرماید:
لافقر مع حسن تدبیر؛ (59) با برنامه ریزی نیکو، فقر (و کمبود امکانات) وجود نخواهد داشت.
از این سخن استفاده می شود که برنامه ریزی نه تنها از هدر رفتن منابع و امکانات موجود و سازمان جلوگیری می کند؛ بلکه باعث می شود که سازمان، به جذب امکانات و منابع دیگر بپردازد؛ زیرا هر سازمان علاوه بر منابع موجود و بالفعل خود، منابع بالقوه ای نیز دارد که تنها با برنامه ریزی دقیق و اصولی می تواند آن ها را به دست آورد، و میزان بهره وری را تا حد زیادی افزایش دهد.
روشن است که منابع و امکانات، تأثیر فراوانی بر کارآیی و اثر بخشی سازمان دارد، و هر چه منابع و امکانات بیش تری در اختیار سازمان باشد، میزان موفقیت و پیشرفت سازمان نیز افزایش خواهد یافت؛ لیکن آنچه بیش از وجود منابع و امکانات می تواند سازمان را یاری رساند، استفاده بهینه و بهره وری مناسب از امکانات موجود است. این نکته ای است که امام علی (ع) در یکی دیگر از سخنان خود آن را متذکر شده و می فرماید:
القلیل مع التدبیر أبقی من الکثیر مع التبذیر ؛ (60) (امکانات کمی که با تدبیر مورد استفاده قرار گیرد، از (امکانات) بسیاری که با اسراف همراه باشد ماندگار است.
امیر مؤمنان (ع) در یکی از سخنان خود، برنامه ریزی صحیح و اصولی را زمینه ساز افزایش امکانات و سود آوری؛ و سوء تدبیر را موجب از دست رفتن امکانات و سرمایه فراوان دانسته و می فرماید:
حسن التدبیر ینمی قلیل المال و سوء التدبیر یفنی کثیره ؛ (61) برنامه ریزی خوب، مال (و امکانات) کم را افزایش می دهد، و برنامه ریزی بد اموال (و امکانات) زیاد را از بین می برد.
بنابراین، توجه ویژه مدیران سازمان بایستی به برنامه ریزی مناسب و صحیح برای استفاده بهینه و مناسب از امکانات معطوف باشد، نه به داشتن بیش از حد امکانات و منابع، و اسراف و زیاده روی در استفاده از آن ها.

3. مقابله با تهدیدات

از جمله و آثار مثبت آینده نگری و برنامه ریزی، مقابله با تهدیدها و عکس العمل مناسب در مقابل آن ها، و نیز در امان ماندن از عواقب و پیامدهای ناخوشایند آن است.
در بیان امیر مؤمنان علی (ع) این فایده مهم تذکر داده شده است:
بالنظر فی العواقب تؤمن المعاطب ؛ (62) با نگریستن در پیامدها (ی کارها)، ایمنی از هلاکت ها حاصل می شود.
برنامه ریزی و آینده نگری علاوه بر این که سازمان را در استفاده مناسب از فرصت های پیش آمده، کمک می کند، به سازمان این امکان را می دهد که برای مقابله درست و خردمندانه با خطراتی که موجودیت و یا اهداف اصلی سازمان را مورد تهدید قرار می دهد، آمادگی لازم را داشته باشد؛ زیرا از کارهای مهم و گام های اصلی در فرایند برنامه ریزی، شناسایی درست مشکلات و خطراتی است که احتمالاً سازمان را تهدید کرده و برای سازمان خطرساز می باشند. از این رهگذر سازمان می تواند به صورت صحیح و اصولی به مقابله با آن ها پرداخته، و از پیامدهای ناگوار و ناخوشایندی که ممکن است برای سازمان پیش آید، جلوگیری کند.