مدیریت علوی

نویسنده : ابو طالب خدمتی، علی آقا پیروز و عباس شفیعی

فصل دوم برنامه ریزی

تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی، مانند پلی، زمان حال را به آینده مربوط می کند. هر کس می تواند با برنامه ریزی و تعیین اهداف مورد نظر و پیش بینی راه های دستیابی به آن ها، در جهتی صحیح حرکت نموده و به موفقیت لازم دست یابد.
برنامه ریزی، یکی از ارکان اصلی سازمان ها بوده و ادامه حیات سازمان و دستیابی به نتایج مورد نظر، بدون داشتن برنامه ای مشخص، غیر ممکن می نماید. فقدان برنامه ریزی در سازمان با عدم توفیق سازمان و شکست آن در مأموریت های محول شده ملازم است.
نویسندگان و صاحب نظران مدیریت، هر کدام تعریف خاصی از برنامه ریزی ارائه داده اند. پیتر دراکر (48) یکی از صاحب نظران بنام مدیریت، برنامه ریزی را این گونه تعریف می کند:
برنامه ریزی فرایند مستمری است از تصمیمات استراتژیک با در دست داشتن بهترین اطلاعات ممکن نسبت به آینده. برنامه ریزی سازماندهی منظم تلاش های لازم برای انجام این تصمیمات و ارزیابی و نتایج به دست آمده با انتظارات، از طریق فرایند باز خو می باشد. (49)
جیمز استونر (50) و ادوارد فریمن (51) دو تن دیگر از صاحب نظران مدیریت نیز برنامه ریزی را چنین تعریف می کنند:
برنامه ریزی، فرایند تعیین اهداف و راه های مناسب برای به دست آوردن آن اهداف سیریل هادسن (52) معتقد است که برنامه ریزی عبارت است از: ارائه راه هایی برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم باشد. (53)
با تحلیل این تعاریف و تعاریف دیگری که در مورد برنامه ریزی ارائه شده است، می توان دو مطلب مهم را نتیجه گرفت:
نخست آن که، برنامه ریزی دو رکن اصلی دارد که عبارت است از: تعیین اهداف و پیش بینی راه های دستیابی به آن ها.
دوم آن که، در برنامه ریزی بایستی دو نکته مهم همواره مورد نظر باشد: یکی داشتن دوره زمانی مشخص و دیگر داشتن بودجه و هزینه معین.
بنابراین، می توان برنامه ریزی را در یک عبارت مختصر و جامع این گونه تعریف کرد:
برنامه ریزی عبارت است از تعیین اهداف و پیش بینی راه های دستیابی به آن ها در دوره زمانی مشخص و با هزینه معین.

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی

برنامه ریزی به عنوان اصلی از اصول اساسی مدیریت، یکی از وظایف مهم و حیاتی مدیران بوده و نقش بسیار مهمی در موفقیت و پیشرفت سازمان ها، و کارآیی و اثر بخشی مدیران دارد. مدیران همواره تلاش می کنند تا کارآیی و اثر بخشی خود و سازمان شان را افزایش دهند. بی تردید تلاش آن ها بدون توجه به مسأله برنامه ریزی به نتیجه مطلوب نخواهد رسید؛ چرا که اگر در سازمان برنامه ریزی صورت نگیرد و برنامه های صحیح و دقیق طراحی نشود، بدین معناست که اهداف سازمان و نیز راه ها و ابزار مناسب برای دستیابی به آن ها مشخص نشده است؛ و آن گاه که اهداف سازمان و راه های دستیابی به آن ها روشن و مشخص نشده باشد، اثر بخشی و کارآیی به هیچ وجه تحقق نخواهد یافت.
ضرورت برنامه ریزی قبل از دست زدن به هر کار، و اهمیت ویژه آن امری عقلانی است؛ و روشن است که اقدام به هر کار، بدون بررسی جوانب مختلف و برنامه ریزی برای آن، نشان دهنده نقصان عقل و یا عدم بهره گیری صحیح و مناسب از این نعمت بزرگ الهی است.
امام علی (ع)، عقلی بودن مسأله برنامه ریزی را مورد تأکید قرار داده و می فرماید:
لاعقل کالتدبیر؛ (54) هیچ عقلی مثل تدبیر نیست.
هیچ چیز مانند برنامه ریزی نشان دهنده خردمند بودن فرد نیست. امام (ع) در این سخن، برنامه ریزی صحیح و مناسب را محکم ترین و روشن ترین دلیل بر خردمندی انسان و کامل بودن عقل او دانسته و در یکی از سخنان گهربار خود، به عقلانی بودن مسأله برنامه ریزی اشاره کرده و می فرماید:
من العقل مجانبة التبذیر و حسن التدبیر ؛ (55) دوری از تبذیر و برنامه ریزی خوب، نشانه خردمندی است.
توجه نکردن به این مسأله مهم و گوش نسپردن به ندای عقل در ضرورت برنامه ریزی قبل از آغاز هر کار، می تواند پیامدهای ناگواری برای سازمان به دنبال داشته باشند؛ و اگر در کارهای مهم و سرنوشت ساز سازمان نیز این بی توجهی وجود داشته باشد و برنامه ریزی صورت نگیرد، ناکامی، شکست، و فرو پاشی سازمان غیر قابل اجتناب خواهد بود.
البته باید توجه داشت که صرف برنامه ریزی، مطلوب نبوده و موجب موفقیت نمی شود؛ بلکه برنامه ای می تواند موجبات موفقیت و پیشرفت سازمان را فراهم کند که اصولی، منطقی و مناسب با امکانات و شرایط سازمان طراحی شده باشد.
برنامه ریزی غیر اصولی و نامناسب نه تنها کمکی به ارتقا و پیشرفت سازمان نمی کند؛ بلکه می تواند موجب شکست، ناکامی، و حتی فرو پاشی سازمان شود.
امیر مؤمنان، علی (ع) در تبیین این نکته مهم می فرماید:
سوء التدبیر، سبب التدمیر؛ (56) بدی (و نامناسب بودن) برنامه ریزی، موجب فرو پاشی است.
همچنین آن حضرت، سوء تدبیر را سبب پیش افتادن نابودی و هلاکت دانسته و می فرماید:
من ساء تدبیره تعجل تدمیره؛ (57) هر کس که تدبیرش بد باشد، نابودیش زودتر است.