مدیریت علوی

نویسنده : ابو طالب خدمتی، علی آقا پیروز و عباس شفیعی

سازماندهی

یکی از اساسی ترین وظایف مدیران در سازمان ها سازماندهی است. پیچیدگی و بزرگی سازمان های امروزی ضرورت و اهمیت این امر را دو چندان کرده است. به کمک سازماندهی است که اهداف کلی و ماموریت اصلی سازمان در قالب هدف های جزئی تر، و وظایف و فعالیت های ریزتر و مشخص تر، تعریف می گردد، و دستیابی به اهداف سازمان امکان پذیر می شود. در سازماندهی، وظایف، اختیارات و مسئولیت های واحدها و افراد مختلف مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آن ها معین و مشخص می گردد.
سازماندهی باید به این گونه ای باشد که معلوم می کند وظایف هر فرد در سازمان چیست، و چه کسی مسئول نتایج مورد انتظار است. در این صورت موانع ناشی از ابهام و عدم اطمینان در مورد وظایف و مسئولیت ها بر طرف می گردد، و از لوث شدن مسئولیت ها جلوگیری خواهد شد.
اساساً هیچ سازمان و جامعه ای بدون سازماندهی و هماهنگی قادر به انجام دادن گسستن شیرازه امور، و مختل شدن کارها می گردد. امیر مومنان علیه السلام در سازماندهی کلان مجموعه مدیریتی خویش، همواره به این اصل مهم توجه داشته و با تقسیم کار و ایجاد هماهنگی، به سازماندهی امور اهتمام ویژه داشتند. آن حضرت در توصیه به فرزند بزرگوار خود امام حسن علیه السلام می فرماید:
و اجعل لکل انسان من خدمک عملاً تاخذه به فانه احری الا یتواکلوا فی خدمتک ؛ (9) برای هر یک از کارکنان خود کاری را تعیین کن، تا او را نسبت به همان مورد مواخذه کنی. این کار باعث می شود که آنان کارهای را به یکدیگر واگذار نکنند.

نظارت و کنترل

از عناصر حیاتی مدیریت در همه سیستم ها، اصل نظارت و کنترل است. اهمیت و ضرورت این اصل مهم در سازمان های مختلف، غیر قابل انکار است. با گسترش سازمان ها و پیچیدگی آن ها ضرورت نظارت و کنترل، بیش تر احساس شده، و دامنه فعالیت بخش نظارتی نیز در آن ها گسترش می یابد.
نظارت و کنترل، ضامن حرکت سازمان در مسیر اهداف تعیین شده، و در نتیجه تضمین کننده بقاء و تکامل آن می باشد؛ و اصولاً هیچ سازمانی بدون داشتن نظامی مناسب و قدرتمند در بعد نظارت و کنترل نمی تواند بقا، دوام و پیشرفت خود را تضمین نماید. بنابراین، سازمان های مختلف، اقدام به طراحی ساختارهای نظارتی گوناگون می کنند تا از انحراف سازمان و زیر مجموعه های آن، و در نتیجه دور افتادن از اهداف تعیین شده پیشگیری نمایند، و در ضمن از درستی حرکت همه عوامل سازمان در جهت انجام دادن وظایف مربوط، به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر اطمینان حاصل کنند.
امام علی (ع) در زمینه نظارت و مراقبت بر اعمال و رفتار کارگزاران و کارکنان تحت مدیریت خود بسیار دقیق و هشیارانه عمل می کرد، و به این امر اهتمام ویژه داشت. همچنین به کارگزاران ارشد و عالی رتبه خویش دستور اکید می داد که افراد تحت سرپرستی خود را به دقت زیر نظر داشته و مراقب اعمال و رفتار آنان باشند. ایشان در نامه معروف خود به مالک اشتر، در مورد نظارت بر عملکرد کارگزاران می فرماید:
ثم تفقد أعمالهم وابعث العیون من أهل الصدق والوفاء علیهم فان تعاهدک فی السر لأمورهم حدوة لهم علی استعمال الأمانة و الرفق بالرعیة ؛ (10) با فرستادن مأموران مخفی که اهل راستی و وفاداری هستند، کارهای آنان را زیر نظر بگیر، زیرا بازرسی مداوم و پنهانی تو سبب می شود که آنان به امانتداری و مدارا با مردم ترغیب شوند.
امام (ع) علاوه بر سفارش در مورد ضرورت نظارت بر عملکرد افراد به ویژه کارگزاران حکومتی، و نیز دستور اکید به کارگزاران ارشد حکومتی در مورد نظارت بر عملکرد زیر دستانشان، خود نیز از نظارت بر اعمال و رفتار کارگزاران خویش غفلت نمی کرد و همواره سعی می نمود از طریق نظارت بر عملکرد آن ها، از نقاط قوت و ضعف عملکرد آنان مطلع شود، تا بتواند نقاط قوت را تقویت کند و نقاط ضعف را از بین ببرد.
با بررسی اجمالی سخنان و سفارش های امام علی (ع) به کارگزاران ارشد خود، و همچنین سیره عملی آن حضرت در نظارت و کنترل، این نتیجه به دست می آید که نظارت از دیدگاه ایشان به دو شکل: نظارت آشکار، و نظارت پنهان تقسیم می شود.
ذکر این نکته نیز ضروری است که شدت و دقت نظارت و کنترل آن حضرت بر عملکرد کارگزاران خود تا به اندازه بود که شرکت یکی از کارگزاران ایشان در یک مهمانی اشراقی، از نظر آن حضرت مخفی نماند.

خود کنترلی

یکی از عناصر حیاتی مدیریت سالم و کار آمد، وجود نظامی کامل و دقیق برای نظارت و کنترل است. نظارت بر اجرای هر چه بهتر برنامه ها و وظایف کارکنان، ضرورتی است که بخش عمده ای از وقت مدیران را به خود اختصاص داده است. از سوی دیگر کنترل عملکرد کارکنان از سوی مدیران، اصولاً باعث بروز مقاومت از سوی کارکنان شده و دیواری از بی اعتمادی را میان مدیران و کارکنان ایجاد می کند. هر گاه بتوان در کارکنان مراقبتی ایجاد می کند. هر گاه بتوان در کارکنان مراقبتی از درون خودشان ایجاد نمود، می توان امیدوار بود که این پیامد به وجود نیاید و در عین حال عملکردها نیز مورد نظارت قرار بگیرند. این جاست که مسأله خود کنترلی شکل می گیرد.
امام علی (ع) می فرماید:
اجعل من نفسک علی نفسک رفیباً؛ (11) از حوادث مراقبی بر خویشتن قرار بده.
خود کنترلی به معنای نظارت و مواظبت فرد بر اعمال و رفتار خویش، و در نتیجه انجام دادن وظایف به نحو مطلوب و پرهیز از انحراف و تخلف شغلی و اداری می باشد.
این روش در مقایسه با روش نظارت بیرونی (نظارت سازمان بر عملکرد کارکنان) کم هزینه تر است، و کارکردی بهتر و کارآمدتر دارد. نظارت بیرونی در صورتی اثر بخش خواهد بود که همراه با خود کنترلی کارکنان باشد؛ زیرا در نظارت بیرونی، چه بسا مواردی از عملکرد و رفتار فرد از دید ناظران مخفی بماند و هیچ گاه مورد ارزیابی قرار نگیرد؛ در نتیجه نظارت اعمال شده، ناقص خواهد بود.
از سوی دیگر، معمولاً در نظارت های بیرونی این دغدغه وجود دارد که آیا نظارت به عمل آمده از اعتبار و صحت کافی برخوردار است یا آن که شائبه ها و غرض ورزی ها و دوستی ها و دشمنی ها در آن نقش داشته است. از این رو، همواره باید بر ناظران نیز نظارت کنندگان دیگری گماشت تا مراقب نظارت آنان باشند و به این ترتیب ناظران مرحله بالاتر نیز محتاج ناظران دیگری هستند؛ اما در صورتی که ناظران خود دارای عامل بازدارنده درونی و باصطلاح خود کنترلی باشند، این دغدغه و نگرانی به میزان قابل توجهی کاهش می یابد، و گزارش های آنان از ضریب اطمینان بالاتر و صحت بیش تری برخوردار خواهد شد.