مدیریت علوی

نویسنده : ابو طالب خدمتی، علی آقا پیروز و عباس شفیعی

تصمیم گیری

تصمیم گیری از اهمیت بسیار و جایگاهی ویژه در مدیریت برخوردار است؛ تا جایی که برخی پژوهشگران و صاحب / بزرگ، تصمیم گیری و مدیریت را هم معنا و مترادف دانسته، و معتقدند که مدیریت چیزی جز تصمیم گیری نیست. تصمیم گیری کانون اصلی مدیریت را تشکیل می دهد و از انجام دادن وظایفی مثل برنامه ریزی، سازماندهی و یا کنترل، در واقع همان تصمیم گیری در مورد نحوه انجام می دهد.
مدیران، تصمیمات متعددی را در موضوعات مختلفی که برای سازمان پیش می آید، اتخاذ می کنند. برخی از این موضوعات بسیار مهم و حیاتی اند، و اگر تصمیمات خوب، به جا و به موقع گرفته نشود، ممکن است خسارت ها و شکست های بزرگ و غیر قابل جبرانی به وجود آورد. در چنین مواردی ضرورت اتخاذ تصمیمات عاقلانه و منطقی بیش تر نمایان می شود. تنها این گونه تصمیم گیری هاست که سازمان را از مشکلات نجات می دهد و موجب پیمودن راه تکامل می شود؛ همان گونه که امام علی علیه السلام فرمود:
رای العاقل ینجی؛ (7) تصمیم گیری منطقی و تصمیم های صحیح و خردمنداند، تاثیر عمیق بر امور مختلف سازمان داشته، و می تواند سازمان را در دستیابی به اهداف سازمانی یاری دهد. تصمیم گیری آن گاه که با دقت، دور اندیشی و ژرف نگری همراه باشد، دستیابی به اهداف سازمانی و موفقیت و اثر بخشی سازمان را تا حد زیادی تضمین می کند.
حضرت علی علیه السلام فرمود:
اذا اقتر العزم بالحزم کملت السعاده ؛ (8) هنگامی که تصمیم با دور اندیشی همراه شود، سعادت کامل گردد.

سازماندهی

یکی از اساسی ترین وظایف مدیران در سازمان ها سازماندهی است. پیچیدگی و بزرگی سازمان های امروزی ضرورت و اهمیت این امر را دو چندان کرده است. به کمک سازماندهی است که اهداف کلی و ماموریت اصلی سازمان در قالب هدف های جزئی تر، و وظایف و فعالیت های ریزتر و مشخص تر، تعریف می گردد، و دستیابی به اهداف سازمان امکان پذیر می شود. در سازماندهی، وظایف، اختیارات و مسئولیت های واحدها و افراد مختلف مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آن ها معین و مشخص می گردد.
سازماندهی باید به این گونه ای باشد که معلوم می کند وظایف هر فرد در سازمان چیست، و چه کسی مسئول نتایج مورد انتظار است. در این صورت موانع ناشی از ابهام و عدم اطمینان در مورد وظایف و مسئولیت ها بر طرف می گردد، و از لوث شدن مسئولیت ها جلوگیری خواهد شد.
اساساً هیچ سازمان و جامعه ای بدون سازماندهی و هماهنگی قادر به انجام دادن گسستن شیرازه امور، و مختل شدن کارها می گردد. امیر مومنان علیه السلام در سازماندهی کلان مجموعه مدیریتی خویش، همواره به این اصل مهم توجه داشته و با تقسیم کار و ایجاد هماهنگی، به سازماندهی امور اهتمام ویژه داشتند. آن حضرت در توصیه به فرزند بزرگوار خود امام حسن علیه السلام می فرماید:
و اجعل لکل انسان من خدمک عملاً تاخذه به فانه احری الا یتواکلوا فی خدمتک ؛ (9) برای هر یک از کارکنان خود کاری را تعیین کن، تا او را نسبت به همان مورد مواخذه کنی. این کار باعث می شود که آنان کارهای را به یکدیگر واگذار نکنند.

نظارت و کنترل

از عناصر حیاتی مدیریت در همه سیستم ها، اصل نظارت و کنترل است. اهمیت و ضرورت این اصل مهم در سازمان های مختلف، غیر قابل انکار است. با گسترش سازمان ها و پیچیدگی آن ها ضرورت نظارت و کنترل، بیش تر احساس شده، و دامنه فعالیت بخش نظارتی نیز در آن ها گسترش می یابد.
نظارت و کنترل، ضامن حرکت سازمان در مسیر اهداف تعیین شده، و در نتیجه تضمین کننده بقاء و تکامل آن می باشد؛ و اصولاً هیچ سازمانی بدون داشتن نظامی مناسب و قدرتمند در بعد نظارت و کنترل نمی تواند بقا، دوام و پیشرفت خود را تضمین نماید. بنابراین، سازمان های مختلف، اقدام به طراحی ساختارهای نظارتی گوناگون می کنند تا از انحراف سازمان و زیر مجموعه های آن، و در نتیجه دور افتادن از اهداف تعیین شده پیشگیری نمایند، و در ضمن از درستی حرکت همه عوامل سازمان در جهت انجام دادن وظایف مربوط، به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر اطمینان حاصل کنند.
امام علی (ع) در زمینه نظارت و مراقبت بر اعمال و رفتار کارگزاران و کارکنان تحت مدیریت خود بسیار دقیق و هشیارانه عمل می کرد، و به این امر اهتمام ویژه داشت. همچنین به کارگزاران ارشد و عالی رتبه خویش دستور اکید می داد که افراد تحت سرپرستی خود را به دقت زیر نظر داشته و مراقب اعمال و رفتار آنان باشند. ایشان در نامه معروف خود به مالک اشتر، در مورد نظارت بر عملکرد کارگزاران می فرماید:
ثم تفقد أعمالهم وابعث العیون من أهل الصدق والوفاء علیهم فان تعاهدک فی السر لأمورهم حدوة لهم علی استعمال الأمانة و الرفق بالرعیة ؛ (10) با فرستادن مأموران مخفی که اهل راستی و وفاداری هستند، کارهای آنان را زیر نظر بگیر، زیرا بازرسی مداوم و پنهانی تو سبب می شود که آنان به امانتداری و مدارا با مردم ترغیب شوند.
امام (ع) علاوه بر سفارش در مورد ضرورت نظارت بر عملکرد افراد به ویژه کارگزاران حکومتی، و نیز دستور اکید به کارگزاران ارشد حکومتی در مورد نظارت بر عملکرد زیر دستانشان، خود نیز از نظارت بر اعمال و رفتار کارگزاران خویش غفلت نمی کرد و همواره سعی می نمود از طریق نظارت بر عملکرد آن ها، از نقاط قوت و ضعف عملکرد آنان مطلع شود، تا بتواند نقاط قوت را تقویت کند و نقاط ضعف را از بین ببرد.
با بررسی اجمالی سخنان و سفارش های امام علی (ع) به کارگزاران ارشد خود، و همچنین سیره عملی آن حضرت در نظارت و کنترل، این نتیجه به دست می آید که نظارت از دیدگاه ایشان به دو شکل: نظارت آشکار، و نظارت پنهان تقسیم می شود.
ذکر این نکته نیز ضروری است که شدت و دقت نظارت و کنترل آن حضرت بر عملکرد کارگزاران خود تا به اندازه بود که شرکت یکی از کارگزاران ایشان در یک مهمانی اشراقی، از نظر آن حضرت مخفی نماند.